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Einen Künstler buchen – so geht’s richtig

September 6, 2016
Dj buchen

Einen Künstler buchen – die Do’s & Dont’s

Kaum eine Party kommt ohne einen Künstler aus – ob der DJ bei der Hochzeit, der Fotograf bei der Tagung oder die Band beim Konzert.

Wie macht man das eigentlich, einen Künstler buchen?

Als Agentin vertrete ich selbst einige Künstler, und was teilweise an Anfragen hereinkommt ist manchmal echt lustig – und manchmal will ich mich einfach nur auf den Boden schmeißen und um Gnade flehen.

Damit dir das nicht passiert, habe ich in meinem Artikel einige Tipps und Tricks zur Anfrage, Verhandlung und Betreuung des Künstlers aufgelistet!

Let’s go!

1. Den Künstler finden und kontaktieren

Bevor du einen Künstler buchen kannst, musst du ihn natürlich erst mal finden. Bekannte Künstler werden oft von Agenturen vertreten, die den Künstler vermitteln. Die Agentur wird mit dir im Auftrag des Künstlers die Gage, Spesen und sonstiges verhandeln.

Wenn du noch keinen Künstler auserkoren hast, kannst du einfach mal Google durchsuchen: „Art des Künstlers“ + „Agentur“ + „Deine Stadt“. Also zum Beispiel: „Hochzeit DJ Agentur Berlin“.

Auf der Agenturseite findest du im Ideal das Portfolio des Künstlers sowie eine Kontaktadresse, über die du den Künstler buchen kannst.

„Unbekanntere“ Künstler haben oft keine Agentur – du findest sie zum Beispiel über Soziale Netzwerke wie Facebook.

Klicke Links auf dem Profil auf „Info“ – hier steht oft eine Kontaktemail. Du kannst du Künstler auch mit einer Facebook Nachricht anfragen, wenn du wirklich keinen anderen Kontakt findest.

Wenn du noch keine Idee zu einem Künstler hast, frage dein Netzwerk! Freunde, Familie und Kollegen haben vielleicht einen Tipp für dich und wissen, wer auf deine Party passt.

 

2. Die Wortwahl

Wenn du einen interessanten Künstler gefunden und den Kontakt herausgefunden hast, geht’s ans Eingemachte. Jetzt kannst du den Künstler anfragen.

Der Ton deiner Email sollte in etwa dem entsprechen, für was du den Künstler anfragst. Konkret heißt das: Um einen DJ für deine Gartenparty zu buchen, brauchst du nicht zu förmlich sein. Du kannst „Du“ sagen und locker aber bestimmt von deinem Vorhaben erzählen.

Wenn du einen Sprecher oder Redner anfragst, kann und sollte die Anfrage deutlich seriöser sein. Hier kann ein „Sie“ und ein „Mit freundlichen Grüßen“ nicht schaden.

 

3. Was muss in die Anfrage mit rein?

In eine gute Anfrage gehören folgende Informationen für den Künstler bzw. die Agentur:

  • Geplantes Datum der Veranstaltung
  • Anzahl der Gäste
  • Art und Dauer der gewünschten Performance
  • Ort der Veranstaltung
  • Weiteres geplantes Programm und angefragte Künstler
  • Eintrittspreis bei offiziellen Veranstaltungen
  • Sponsoringpartner
  • Erstes Gagenangebot (siehe Punkt 4)
  • Ein paar Infos zu dir/deinem Event

Wenn du in deiner ersten Anfrage alle diese Informationen mit reinpackst, ersparst du dir und dem Künsler/der Agentur sicherlich einige unnötige Emails. Das wirft natürlich ein gutes und professionelles Licht auf dich und kann dich für den Künstler direkt interessanter machen, als wenn er eine völlig konfuse Anfrage erhält.

 

4. Die Gage

Oft ist es von Vorteil, bereits in der ersten Mail dein Budget zu kommunizieren.

Wie aber sollst du wissen, was ein Künstler für seinen Auftritt verlangt?

An sich musst du das erstmal nicht wissen. Die Preise für Künstler, auch in der gleichen Branche, können sehr stark variieren. Manch ein Kleinkünstler kommt für 200 Euro – ein anderer verlangt für einen ähnlichen Auftritt 1000 Euro plus Spesen.

Wenn du einen Künstler buchen willst, solltest du dir Gedanken darüber machen, was du ihm anbieten kannst. Du solltest also dein Budget kennen. Wie du dieses planst, erfährst du in diesem Artikel, den ich über die Kosten einer Party geschrieben habe.

Hab erstmal keine Angst, dass du den Künstler beleidigst – er bekommt sicherlich viele Anfragen, und natürlich sind dabei viele, die nicht mal im Entfernten daran heranreichen, was er verlangt. Er wird es dir schon sagen, wenn du absolut daneben liegst.

Du kannst in der ersten Anfrage ruhig einen etwas geringeren Betrag anbieten, als den, den du höchstens zur Verfügung hast. Die Gage zu verhandeln ist nichts anderes als feilschen – und das wissen auch die Künstler und Agenturen.

Natürlich solltest du nicht viel zu niedrig ansetzen, denn dann kann es sein, dass du erst gar keine Antwort erhältst. Die meisten werden sich aber auch bei einem zu niedrigen Angebot bei dir zurück melden um dir die tatsächlichen Kosten mitzuteilen.

 

5. Die Spesen und weitere Kosten

Es ist üblich, dass bei der Buchung eines Künstlers noch weitere Kosten als die reine Gage anfallen.

Diese Punkte können sein:

  • Reisekosten
  • Kosten für Unterkunft
  • Verpflegung
  • Technik, die gemietet werden muss (mehr dazu unter Punkt 7)
  • Getränke vor, während und nach dem Auftritt
  • Begleitpersonen wie ein Filmteam, Tontechniker, Tourmanager
  • Die Agenturprovision

Stelle also sicher, dass du am Ende nicht noch eine ganze Stange mehr Geld als geplant und gewusst ausgeben musst.

Die meisten Künstleragenturen verlangen für ihre Arbeit eine Provision von 10-20%, die auf die Gage aufgeschlagen wird.

Mann kann auch „Landed“ oder „All In“ verhandeln. Bei einem „Landed“ Deal sind Reisekosten und Agenturprovision bereits im Betrag enthalten, bei einem „All In“ deal, wie das Wort schon sagt, sind (fast) alle Kosten mit dem ausgehandelten Betrag abgedeckt.

Wenn zusätzliche Kosten entstehen, werden diese meistens mit „+++“ kommuniziert.

Die Antwort einer Agentur, bei der du einen Künstler buchen möchtest, könnte also lauten: „Ihre/Seine Gage liegt bei 600€+++“.

Das heißt: Gage + Agenturprovision + Reisekosten + Hotel.

Oft sind vertraglich zusätzlich noch ein Catering und der so genannte „Ground Transport“, also der Transport zwischen Flughafen/Bahnhof, Location und Hotel festgelegt.

 

6. Der Vertrag

Sobald die Verhandlungen zur Gage und den zusätzlichen Kosten abgeschlossen sind, schickt der Künstler oder die Agentur dir einen Vertrag zu. Das ist sicherlich nicht immer vonnöten, gerade wenn es sich um „kleinere“ Auftritte handelt. Ein solcher Vertrag bietet aber auch dir als Veranstalter eine Sicherheit. Er ist also durchaus wichtig.

Folgende Punkte sollten im Vertrag enthalten sein:

  • Name des Künstlers (Künstlername und richtiger Name)
  • Datum und Ort des Auftritts
  • Anschriften der Vertragsparteien
  • Vereinbarte Gage und ggf. Agenturprovision (Oder auch „Booking Fee“)
  • Zusätzliche Leistungen und Spesen wie in Punkt 5
  • Kündigungsvereinbarung / Cancellation Policy
  • Gerichtsstandort
  • Tech Rider (siehe nächster Punkt)
  • Sonstiges wie Aufnahmerechte, künstlerische Freiheit….
  • Zahlungsbedingungen (Bar am Abend, Vorabüberweisung…)
  • Salvatorische Klausel

Kontrolliere den Vertrag! Es sollte alles so sein, wie von euch vorher vereinbart. Wenn du Fragen hast oder Punkte ändern musst, dann streiche bitte nicht selbstständig im Vertrag herum!

Kommuniziere deine Frage mit dem Künstler/der Agentur und besprecht etwaige Änderungen gemeinsam. Finger Weg vom Rotstift! Das stiftet nur Ärger, in einem Gespräch lässt sich so was besser klären.

Wenn alles passt, unterschreibe den Vertrag und schicke ihn zurück (per Email, oder Dinosaurierstyle – per Fax :D).

 

7. Der Tech Rider

Kaum ein Künstler kann seinen Auftritt ohne gewisse Veranstaltungstechnik durchführen. Sei es ein Mikrofon, Plattenspieler, Licht oder zumindest ein paar Steckdosen und Platz.

Solche Informationen kann dir der Künstler mit seinem Tech Rider, seinem Technical Rider mitteilen. Bei manchen Künstlern bekommt man ein schickes PDF, bei anderen nur ein paar Infos per Email.

Diese Dinge musst du, wenn vertraglich vereinbart, dem Künstler für seinen Auftritt zur Verfügung stellen. Du musst außerdem dafür sorgen, dass alles fachmännisch und sicher aufgebaut und verkabelt ist sowie dass eine entsprechende Beschallungsanlage vorhanden ist.

Kläre Fragen vorab mit dem Künstler oder seiner Agentur. Nichts ist ärgerlicher für einen Künstler, als nicht die vereinbarte Technik vorzufinden.

Achte darauf, dass du die richtigen Modelle besorgst – gerade bei Technik können ein paar falsche Buchstaben und Nummern in der Beschreibung bei der Bestellung der Technik fatal sein.

Schicke ihm bei Unsicherheiten vorher die Liste des Equipments, dass du besorgen möchtest und frage nach, ob das alles so passt.

Checke den Sound bevor der Künstler kommt, und im Idealfall vor der Veranstaltung noch mal mit ihm oder seinem Vertreter (zB Tourmanager) zusammen.

 

8. Der Artist Rider

Wenn du deinen Künstler über eine Agentur gebucht hast, werden sie den so genannten „Artist Rider“ oder auch „Itinerary“ anfragen. Wenn du mit dem Künstler direkt gedealt hast, vergisst er es vielleicht, deswegen musst du auf jeden Fall daran denken!

Teile dem Künstler spätestens eine Woche vor dem Event noch mal alle Eckpunkte mit. Auch das gehört zum Künstler buchen dazu.

In einen Rider müssen mindestens folgende Informationen:

  • Name und Telefonnummer seiner Ansprechperson
  • Wie kommt er vom Flughafen/Bahnhof zum Hotel, zur Location und wieder zurück?
  • Name und Adresse der Unterkunft
  • Name und Adresse des Veranstaltungsorts
  • Geplante Spielzeit und Soundcheck
  • Geplante Verpflegung
  • Auszahlungsmodalitäten (Bargeld am Abend, Vorabüberweisung…)

Die Rider, die du von Agenturen bekommst, sind meistens deutlich umfangreicher. Fülle alles nach bestem Wissen und gewissen aus – dieser Rider ist der Leitfaden für den Künstler!

 

9. Der Auftritt sowie das Vor- und Nachher

Die Verhandlung ist abgeschlossen, der Vertrag unterschrieben und die Technik steht – jetzt kann der Künstler kommen.

Auch wenn du sicherlich noch an vielen anderen Ecken Baustellen haben wirst:
Kümmere dich um deinen Künstler!

Niemand ist gern komplett auf sich allein gestellt.

Dieses „Kümmern“ reicht von der Abholung vom Bahnhof zur Versorgung mit Essen und Trinken über die Betreuung während des Auftritts bis zum Abschied.

Hier ist gute Balance gefragt: Natürlich musst du nicht immer springen, sobald der Künstler „Hopp“ sagt. Sei aber erreichbar, sei da, höre zu.

 

Das Booking, also Künster buchen, ist mittlerweile ein eigenständiger Job geworden. Viele Leute sammeln jahrelang Erfahrungen, um die Art und Weise der Kommunikation und Verhandlung zu perfektionieren.

Nach dem Lesen dieses Artikels bist auch du gewappnet für deine erste Künstleranfrage!

Ich wünsche dir viel Spaß und Erfolg!

Alles Liebe,

Samira

 

Hast du Fragen zum Thema Künstler buchen, Kommunikation mit Agenturen oder Erfahrungen, die du mir mitteilen möchtest? Ich freue mich auf deinen Kommentar!

 

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PS: In diesem Artikel verwende ich der Einfachheit halber nur die männliche Variante, also “den Künstler”. Natürlich sind auch all die wunderbaren Künstlerinnen gemeint!!

 

 

 

4 Comments

  • Reply Christoph September 6, 2016 at 12:49 pm

    Sehr sehr gut geschrieben, liebe Mira!!!
    Jetzt sollte ja nichts mehr schief gehen.. ;D

    • Reply Samira September 6, 2016 at 4:00 pm

      Danke für das Feedback Christoph!

  • Reply Tobias July 12, 2017 at 3:05 pm

    Vielen Dank Samira!
    Bin momentan dran mich in diese Branche einzuarbeiten und habe bereits erste Erfahrungen gesammelt mit einem selbständigen KleinMusiker. Als nächstes bin ich zuständig für ein Electro-Pop Festival welches sich versucht einen Namen zu machen, da sind solche Tipps wie jene von dir sehr wertvoll! Danke

    • Reply Samira July 12, 2017 at 3:13 pm

      Aber gerne doch, danke für das Feedback!
      Samira

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